Teave Outlooki kategooriate kohta

• Aprill 27, 2024

Kategooriate kasutamine on suurepärane viis hoida oma Outlooki keskkond hästi korraldamata, luues hulgaliselt kaustu. Kategooriaid kasutades saate kõiki üksusi hoida ühes kaustas, kuid rühmitada sarnased üksused kategooriate kaupa (välja arvatud e-posti üksused). Kui kategooriad on määratud, saate üksusi ka kategooriate kaupa otsida, sorteerida ja filtreerida. Näiteks: teil võib olla sama projektiga seotud e-kirjade (saadetud ja vastuvõetud), kontaktide, ülesannete, kohtumiste ja märkmete kogum. Kategooriate abil saate need kõik kokku tõmmata, et pilti vaadata.

Meistrite kategooria
Outlook sisaldab vaikimisi peamiste kategooriate loendit, kuhu saate lisada oma kategooriaid vastavalt oma isiklikele vajadustele. Põhikategoorialoendi leiate menüükäsu Redigeerimine / Kategooria alt. Kui soovite kategooriaid põhikategooriatesse lisada ja eemaldada, kasutage kategooriaaknas nuppu Peamine kategooria. Kui eemaldate kategooria põhikategooriast, jäävad kategooriale määratud üksused muutumatuks. Võite jätkata nende üksuste rühmitamist kustutatud kategooria abil.

Hea tava on omistada Outlooki üksusele üks või mitu kategooriat, valides kategooria loendist Peamine kategooria. Võite kategooria lihtsalt sisestada oma üksuse kategooriaväljale, kuid kõige tõenäolisemalt ei viita te kategooriale sama kategooriat iga üksuse puhul, lüües sellega nende kasutamise eesmärgi.

Näiteks tippite esimese üksuse, mida soovite liigitada, siis tippite MS Office. Mõni päev hiljem on teil sama kategooria jaoks uus toode. Seekord kirjutate Microsoft Office. Outlook tõlgendab seda uue kategooriana.

Peamiste kategooriate loetelu kasutamine tagab järjepidevuse ja väldib õigekirjavead.

Kategooriate määramine üksustele
Mis tahes tüüpi Outlooki üksustele saate määrata ühe või mitu kategooriat. Välja arvatud meilisõnumi vorm, näete igal Outlooki vormil kategooriavälja ja nuppu. E-posti üksustele kategooriate määramiseks peate kategooria välja leidmiseks minema e-posti valikutele.

Kategooriate määramiseks üksuse loomise ajal klõpsake vormil nuppu Kategooria (või e-posti üksuse nuppu Valikud) ja märkige kõik kehtivad põhikategooria kategooriad; siis klõpsake nuppu OK. Kategooria lisamiseks pärast loomist avage olemasolev üksus ja jätkake ülalkirjeldatud viisil.

Loendi üksuste korrutamiseks saate kategooriad määrata. Valige kõik üksused, millele soovite sama kategooriad omistada. Paremklõpsake sinist valikut ja valige otseteemenüüst Kategooriad. Kontrollige kõiki kehtivaid kategooriaid; siis klõpsake nuppu OK.

Eemaldage üksustest kategooriad

Avage üksus, millest soovite kategooria eemaldada. Klõpsake nuppu Kategooria ja eemaldage valikukriteerium kategooriast, mille soovite eemaldada. Kategooriaid saab nimekirja mitmest elemendist eemaldada, valides üksuste rühma eelvaliku; valides paremklõpsu otseteemenüüst kategooriad; eemaldatavate kategooriate valiku tühistamine; seejärel klõpsates nuppu OK.

Leia kõik üksused

Kasutage kategooria kõigi üksuste leidmiseks menüü Redigeerimine käsku Täpsem otsing. Dialoogiboksis Täpsem otsing:

- Valige välja Otsige rippmenüüst „Mis tahes tüüpi Outlooki üksust”
- Väljal In: kuvatakse kinnitus isiklike kaustade kohta, otsib Outlook kõiki kaustu, mis teil isiklikes kaustades on. Otsingu kitsendamiseks valitud kaustadesse võite klõpsata sirvimisel.
- Klõpsake vahekaarti Veel valikuid
- Klõpsake nuppu Kategooria
- Valige kategooria (d), mida soovite leida
- Klõpsake nuppu OK

Kõik valitud kategooriaga üksused ilmuvad aknasse Otsi. Saate need üksikasjade kuvamiseks avada, topeltklõpsates üksusel, mida soovite avada.

Saate otsingu salvestada, et saaksite selle hiljem üles laadida. Klõpsake File / Save Search, valige kaust, kuhu soovite otsingut salvestada, andke otsingule failinimi ja klõpsake nuppu Save. Faili tüüp peaks olema Office Saved Searches ja fail kannab .oss faililaiendit. Salvestatud otsingu avamiseks klõpsake File / Open Search, leidke avatav otsing, valige see ja klõpsake nuppu OK. Avatud sündmuse ajal viib Outlook läbi uue otsingu, mis põhineb salvestatud otsingus seatud kriteeriumidel.

KÕIGI kategooria üksuste printimine

Pärast otsingu teostamist saate printida kõik leitud üksused. Valige kõik aknad failid (redigeeri / valige kõik või hiire valiku abil). Paremklõpsake sinist valikuala ja valige otseteemenüüst print.

Valige soovitud printimisstiil:

- Table Style prindib ainult leitud üksuste loendi
- Memo stiil prindib üksuste sisu

Valige muud prindivalikud vastavalt vajadusele; seejärel klõpsake dokumendi printerisse saatmiseks nuppu printimisnuppu.

Kui olete aktiivne Outlooki kasutaja ja kasutate enamikku funktsioone peale e-posti, kaaluge kategooriate kasutamist, et hoida oma Outlooki üksusi korrastatuna.

Video Juhiseid: Outlook to Gmail Migration Tool | Import Outlook Emails, Contacts, Calendar to Gmail (Aprill 2024).