Pakendatud arhiveerimise mõned plussid ja miinused

• Aprill 28, 2024

Paberihaldus ja arhiveerimine on peaaegu kõigi kõige vihatumate organiseerimisülesannete edetabeli tipus, sageli seetõttu, et need hõlmavad näiliselt lõputuid otsuseid: mida ma pean säilitama? Kui kaua ma pean seda säilitama? Kuhu see peaks minema? Mida peaksin nimetama kausta, kus seda hoian?

Pakendatud failisüsteemi komplektid võivad mõnikord olla kasulikud viisid paberihaldusest eemaldamiseks, kuna need ütlevad teile, kuhu asju salvestada, kui kaua neid säilitada ja mida oma kaustadele sildistada. Siiski on ka mõned varjuküljed. Siin on mõned proovitud süsteemi plussid ja miinused
Finantsplaneerimise korraldaja komplekt kodufaili poolt.

Mis on komplektis
Homefile'i finantsplaneerimise komplekt sisaldab kakskümmend kahte failijagaja kaarti, kiirotsingute registrit ja käsiraamatut süsteemi kasutamise juhistega ning ruumi salvestusruumi, kontoteabe ja isikuandmete salvestamiseks.

Kuidas see töötab
Igal finantsplaneerimise komplekti failijagajakaardil on vahekaart, milles loetletakse konkreetne kategooria - Kindlustus: näiteks tervis ja puue; kaart ise täpsustab, missugused paberid peaksid selles failis sisalduma, millised paberid peaksid minema teises failis ja kui kaua peaksite paberid, mida te sinna kleepida, hoidma.

Asetage iga failijagaja kaart rippuvasse failikausta ja täitke see kataloog kaardil täpsustatud paberitega. (Mõned kategooriad, näiteks pangakontod, on piisavalt laiad, et komplekt soovitab kasutada rippkataloogides manila failikaustu, et hoida erinevate kontode paberid eraldatuna.) Kiirindeksikaardid ja käsiraamat asuvad rippuvas failikaustas kõige ees muud; millal iganes peate paberi vormistama või välja tooma, ütleb register teile, kust otsida.

Mis mulle süsteemi juures meeldis
Hiljuti otsustasin panna Homefile'i komplekti proovile. Järgides käsiraamatu juhiseid, seadistasin uue arhiveerimissüsteemi ja esitasin oma paberid vastavalt komplektis olevatele kategooriatele ja juhistele uuesti. Kuna ma ei pidanud otsustama, kuhu asju arutada, ega vaja riputatavate kaustade silte (just see on kaartide vahekaartide jaoks mõeldud), läks protsess üsna kiiresti.

Pabereid ringi liigutades leidsin, et mõned kategooriad, mida ma olin varem eraldi salvestanud - näiteks krediitkaardi väljavõtted ja krediidiraportid - olid komplekti soovitavamaks muutmisel mõttekam. Arvasin, et ka indeks on üsna mugav: selle asemel, et meenutada, kuhu konkreetse paberi panin, võiksin selle lihtsalt indeksist üles otsida. See võib olla aja kokkuhoid.

Töövihikus juhitakse tähelepanu sellele, et see süsteem võib olla eriti kasulik inimestele, kellel on faile mitmes asukohas (näiteks peamine elukoht ja puhkekodu) ning inimestele, kes vastutavad mitmete failide komplektide eest (näiteks oma ja eakate vanemate failid). Ma nõustun. See komplekt võib välistada vajaduse ratast uuesti leiutada esitamise osas.

Negatiivsed küljed
Mida sügavamale ma oma arhiveerimissüsteemi loomisse sattusin, seda enam sain teadlikuks komplekti kohta käivatest asjadest, mis mulle hästi ei sobinud:

• Alustuseks oli kategooriate vahel segaseid eristusi ja ristversioone - diplomid on mõeldud näiteks isiklikku kausta salvestamiseks, samal ajal kui ärakirjad asuvad koolide ja lastehoiu kaustas (aga ma ei käi praegu koolis ega tee seda kui teil on lapsi).
  
• Komplekti juhiseid järgides pidin tegema mitmeid muudatusi, mis ei tundunud minu jaoks loogilised; Näiteks suurte ostude kviitungid, mida tavaliselt hoian koos oma üürniku kindlustusandmetega (kuna viitan neile tagasi ainult juhul, kui esitaksin nõude), on mõeldud garantiide ja kasutusjuhendite esitamiseks.
  
• Samuti leidsin, et mõned kategooriad puuduvad. Näiteks ei olnud mingit teavet selle kohta, kuhu arhiivida (nt kommunaalkulud, telefon jne), ehkki töövihikus on ruumi indeksi kohandamiseks, kui puutute kokku paberitega, mida konkreetses loendis pole. kategooriasse, võib see rikkuda süsteemi eesmärgi, kus otsused tehakse teie jaoks ette.
  
• Lõpuks leidsin, et osa süsteemi logistikast on puudulik. Komplekt soovitab tulumaksudeklaratsioonid ja toetava teabe kausta sisestada, kuid kõike muud kui kõige põhilisem 1040 täidaks tõenäoliselt ühe rippuva kausta ülevooluks. Ka failikaardid on iseenesest pisut liiga pikad: kui ma panin need rippuvasse kausta kasvõi ühe osaliselt täis manilafailiga, ei saanud ma kasutatud failikasti ülaosa sulgeda.
  

Alumine rida
Kui teil on juba olemas mingi arhiveerimissüsteem, võib teil - nagu ma tegin - olla keeruline oma loomulikke kalduvusi alistada, kui otsustatakse, kuhu asju arhiveerida. Komplekti vahel segadusse ajavad ristandmed kategooriate vahel võivad olla pettumust valmistavad. Samuti võite olla haletsusväärne, kui teil on pabereid, mis ei kuulu kergesti tavapärastesse kategooriatesse.

Klapi poolelt teeb komplekt head tööd, ennetades enamikku peamistest esitamise kategooriatest ja täpsustades selgelt, mis igas kategoorias toimub, mis mitte ja millal on iga kausta sisu kustutamine ohutu. Seda on ka lihtne seadistada ja see ei vaja seadmeid, mis ei hõlma põhitoimikuid. Kui olete paberist ülekoormatud ja tunnete end halvatuna mõttest otsustada, kuhu asjad minna, või kui soovite lihtsalt lihtsat ja arusaadavat arhiveerimissüsteemi, võib finantsplaneerimise korraldaja komplekt olla just pilet.

Video Juhiseid: Section 9 (Aprill 2024).