Vähendage segadust, minnes digitaalselt, 2. osa: paber

• Mai 18, 2024

Selle sarja esimeses osas vaatasime võimalusi, kuidas oma muusikakoguga digitaalseks muutmine aitab teil segadusest lahti hoida ja oma muusikat rohkem nautida. Kuid CD-de ja kassettide virnad on harva kellegi suurim peavalu; see eristamine langeb kõige sagedamini paberitele, eriti neile, mida peame maksustamise või juriidilistel eesmärkidel hoidma. Sel nädalal uurime siis, kuidas paberkandjal digitaalseks muutmine võib muuta vajalike kirjete pidamise vähem maksustatavaks ja korrapärasemaks.

Põhitõed
Kõige levinum põhjus, miks enamik meist peab selliseid dokumente nagu kviitungid, arved, kommunaalkulude väljavõtted jms, on see, et on võimalus, et IRS palub neid, kui peaksime kunagi maksurevisjoni ees seisma. Arvestuse pidamine on tõepoolest tõsine tegevus ja oluline on omada vajalikke tõendavaid dokumente nii kaua, kui IRS ütleb, et neid säilitatakse. (Maksuarvestuse ülevaate leiate allolevalt lingilt.)

See tähendab, et kui paljud meist saaksid tegelikult oma maksudega seotud dokumentide kiirelt ja hõlpsalt kätte, kui meilt seda küsitaks? Kui paljudel oleks vaja protsessis läbi kaevata läbi mägede, mis pole seotud paberimajandusega? Kui paljud meist hammustavad hambaid, mõeldes vaid faili sahtli / kasti / kapi tagaküljega tegelemisele, kus (meie arvates) kogu see paberimajandus hoitakse? Teie poolt peetavate dokumentide digiteerimine võib ulatuda kaugele, et võimaldada teil IRS-i järgida, ilma et peaksite protsessi käigus mõistusest loobuma.

Kasu
USA seadused lubavad nüüd maksuteemaliste dokumentide digitaalsetel koopiatel seista paljude asjade eest, mida pidime paberkandjal hoidma, sealhulgas kuludokumentide, arvete ja avalduste jaoks. Selliste oluliste dokumentide säilitamine digitaalsel kujul mitte ainult ei säästa palju ruumi, vaid võib hõlbustada ka kiiret vajaliku leidmist ja arhivaalide korrastamist. Lisaks võib juhtuda, et te ei pea enam kunagi maksude ettevalmistajale aprilli kaudu kviitungit kviitungit üle andma!

Oluline on arvestada, et mõnda dokumenti, sealhulgas testamenti, pealkirja, sünnitunnistust ja paljusid hüpoteekdokumente, tuleks hoida alati algses pabervormingus. Kuigi saate neist dokumentidest alati digitaalseid koopiaid luua, hoidke originaale kindlasti kindlas kohas. Lisateavet selle kohta, mida peaksite paberkandjal hoidma, küsige oma juristilt, CPA-lt või maksualaselt.

Alustamine
Paberite digitaliseerimiseks peate tõesti skanneri, mis kannab skannitud failide koopiad automaatselt arvutisse üle. Muidugi on skannerite maksumus ja kvaliteet väga erinev; kui kavatsete oma omi sageli kasutada - eriti digitaalsete dokumentide loomiseks -, siis tasub investeerida ühte, mida on lihtne kasutada ja mis aja jooksul vastu peab. Ideaalis otsige skannerit, mis tooks teie toodetud dokumentide PDF-e, mitte pildifaile nagu .jpgs.

(Kui teie paberimajandus on eriti laekunud, võiksite kaaluda uut NeatReceiptsi skannerit. See vidin võimaldab teil kviitungeid skannida. Kaasas tarkvara, mis analüüsib ja liigitab teie kulusid. Ehkki see pole odav, võiks see olla väärt ost, kui mõte, et sisestate raamatupidamisprogrammi veel ühe kviitungi käsitsi, saadab teid karjuma - või kui just raamatupidamisprogrammi mõte saadab teid karjuma.
Vaadake skannerit Neat kviitungid siit.)

Lisaks heale skannerile on mõistlik oma arvutisse üles seada ka korraldatud arhiveerimissüsteem. Dokumentide skannimine ja nende kõvaketta pimedasse ja tundmatusse nurka salvestamine on sama hullumeelne, kui proovite neid kõiki ülekoormatud arhiivisse laadida. Kaaluge spetsiaalse kausta nimega "Kulud" (või "Tähtsad paberid" või mõni muu nimi, mis on teie jaoks mõistlik) loomist; looge selle sees täiendavaid kaustu erinevat tüüpi dokumentide jaoks, mida seal talletate: krediitkaardi väljavõtted, kviitungid, maksetabelid jne.

Oma edusammude säilitamine
Iga kord, kui skannite dokumenti, andke mõlemale kindlasti nimi, mis hõlbustab selle leidmist (tavalise Scan001.pdf asemel skanner tõenäoliselt kutsub seda), ja salvestage see siis õigesse kausta.

Samuti peaksite olema tähelepanelik selle teabe regulaarse varundamise osas, olgu see siis kettal, välisel kõvakettal või USB-võtmel (mis on umbes teie pöidla suurus ja mis on ühendatud arvuti USB-porti) ). Mõelge sellele kui digitaalsele ekvivalendile oluliste paberite hoidmiseks seifis või lukustatud sahtlis.

Kui olete oma dokumendid skanninud ja oma arvutisse ohutult salvestanud, saate paljudest originaalpaberitest lahti saada. (Kui kahtlete jällegi selles, mida peate paberkandjal hoidma, pöörduge oma advokaadi või CPA poole.) Nutikas on tükeldada kõik, millel on tuvastavat teavet - kviitungid, mis näitavad teie krediitkaarditeavet, väljavõtted, kus on kirjas kontonumbrid, ja täiesti ükskõik mida oma sotsiaalkindlustuse numbriga - selle asemel, et lihtsalt prügikasti visata.

Olemasolevate dokumentide digiteerimine võib olla suurepärane viis paberil põhinevate peavalude vähendamiseks, lihtsustades samas vajaliku leidmist. Tagasihoidliku aja, tööriistade ja vaeva nõudva investeerimisega võite lihtsalt avastada, et suudate selle probleemse faili sahtli igaks juhuks tühjendada.

Video Juhiseid: DON'T PANIC — Hans Rosling showing the facts about population (Mai 2024).