Hankige oma paberfailid aasta ette kuju

• Aprill 27, 2024

Kas teadsite, et veebruar on arhiivifailide kuu? Eelmise aasta rekordite korrasolek ja eelseisvaks aastaks tõhusa arhiveerimissüsteemi seadistamine ei pruugi tähistamiseks meeleolu anda, kuid see võib järgmiste kuude jooksul pakkuda kopsakat annust rahulikkust ja kontrolli. Siit saate teada, kuidas oma failid puhastada, kujundada ja valmis teid 2010. aastal teenima panna.

1. samm: arhiivige lähiminevik
Nüüdseks olete tõenäoliselt saanud enamiku (kui mitte kõiki) 2009. aasta arveid ja avaldusi, mida hakkate saama, nii et on hea aeg kolida eelmise aasta toimikud välja, et teha ruumi nende 2010. aasta kolleegidele. Kõik maksu- või juriidilistel eesmärkidel vajalikud failid saab üle anda pankurite kasti, failide prügikasti või muusse kaasaskantavasse salvestusmahutisse, kus need korrigeeritakse ja kogutakse, kuid mitte eest ära. Kraam, mida te ei vaja ega soovi, võib jõuda purustaja või prügikasti.

(Huvitav, milliseid faile hoida ja kui kaua neid säilitada? Vaadake BankRate'i ülevaadet, mida ja miks säilitada, ning küsige juhiseid ka oma CPA-lt või juristilt, kuna teie nõuded võivad varieeruda sõltuvalt näiteks sellest, kas juhite ettevõtet või oma kodu.)

Seda iga-aastast puhastustöid kohaldatakse raamatupidamisdokumentide (mis uuenevad igal aastal) ja ka isiklike toimikute, näiteks koolist pärit laste aruandekaartide, aasta jooksul kogutud teatmematerjalide ja kirjavahetuse suhtes. Valige, mida nendest asjadest tasub kindlasti säilitada, ja kui palju sellest saab arhiivida ja kui palju tasub teie peamises arhiivis püsimiseks.

2. samm: pakkuge Adieu kaugele minevikule
Kui liigutate 2009. aasta salvestisi hõlpsasti juurdepääsetavale kohale, siis vaadake kõike, mida olete hoidnud alates 2008. aastast ja enne seda. Puhastage kõik, mis teie loodud juhiste põhjal ohutult võib minna (mis tähendab, et võite tõenäoliselt öelda sayonara näiteks varasemate aastate telefoni- ja kommunaalmaksed, kui need ei mõjuta teie makse) ja konsolideerige need vanemad failid nii palju kui võimalik. Viige need arhiivid kodukontorist välja kohta, kust saate neid vajadusel hankida, kuid te ei pea neid regulaarselt vaatama, näiteks kapis asuvat riiulit.

3. samm: looge uued ja asendusfailid
Seejärel looge regulaarselt laekuvate arvete ja väljavõtete jaoks uued failikaustad, näiteks pangaväljavõtted ja krediitkaardiarved. (Kui kolisite eelmise aasta kirjed failikaustad eemaldamata, võite selle sammu vahele jätta.) See on ka hea võimalus kategooriate muutmiseks, kombineerimiseks või kustutamiseks ja uute kategooriate lisamiseks vastavalt vajadusele. Kui võtate aega failikaustade seadistamiseks, liigitamiseks ja sildistamiseks, on kogu ülejäänud aasta jooksul esitamine hõlpsam (kui see pole ikka veel põnev).

4. samm. Saate sisse logimisharjumuse
Kui teie vanad asjad on tühjendatud ja uued failid on valmis minema, siis jääb üle vaid kraami ära panna, kui olete sellega hakkama saanud. Ma tean, et seda on lihtsam öelda kui teha, eriti kui sul oleks pigem hambad tõmmatud, kui et oleks vaja pabereid arhiveerida. Nagu iga koristustöö puhul, võib selle väikestes annustes käsitlemine muuta selle palju paremini talutavaks ja nõuda palju vähem aega. Proovige arhiivide tasumiseks või tšekiraamatu tasakaalustamiseks kulutatavale ajale lisada mõni minut või kaks - toimiva süsteemiga ei vaja te kraami oma arhiivisüsteemi lisamiseks rohkem aega kui see on seatud kuni sujuvaks toimimiseks.

Sõltumata sellest, kas tähistate oma failide kuu ametlikku arhiveerimist või mitte, võtke oma failide vormistamiseks järgmiste nädalate jooksul veidi aega. Ülejäänud aasta jooksul on teil hea meel, et tegite!

Video Juhiseid: Récupérez vos vieilles patates germées! Fertiliser/plantation/composte. (Aprill 2024).