Koostage ajakava ja pidage sellest kinni!

• Aprill 27, 2024

Kunagi töötasin väga väikeses ettevõttes ja nagu igas väikeses ettevõttes, nõuti mul paljude mütside kandmist. Kuna olin kõigi ametite Jane (tegelesin natuke turunduse, vastuvõtu, kirjutamise, kantselei jms), tõmmati mind alati mitmesse erinevasse suunda. See polnud esimene kord, kui sattusin sellisesse struktureerimata, kuid samas nõudlikku tööolukorda, kuid see oli esimene kord, kui käitusin olukorraga armualaselt. Olin seal vaid üks päev - tegelikult pool päeva - enne, kui nad usaldasid mind oma kõige tähtsamate dokumentide kallal töötama ja selleks kulus umbes kuu, enne kui ma sain oma töö kõik aspektid kontrolli alla.

Minu saladus? Koostasin ajakava ja ükskõik, mis ma selle külge kleepisin. Ma tegin seda nii. Neid tehnikaid saate kasutada ka kodus oma ajakava koostamiseks.

Tehke tähelepanekuid.

Esimene asi, mida ma tööle asudes tegin, oli jälgida, mis mu ümber toimub. Kust mu töö pärit on? Kui tihti ma seda tööd sain? Millised olid tähtajad?

See, mida otsisin ja püüdsin jahti pidada, olid rutiinsed ülesanded - minu lemmiklaadne ülesanne maailmas, sest kui olete juba midagi teinud, kümme, kakskümmend, sada korda, saate selle kapteniks.

Kirjutage kõik üles. Jäta midagi välja.

Vaatlusi tehes kirjutasin asjad kirja. Ma teadsin, et saan tööd ülemuse käest ja umbes pool tosinat muud juhti üsna juhuslikult. Ma ei teadnud kunagi, mis tuleb või kui palju. Mul oli ka pidev turundustöö, mille käigus sain aru, et pean ületunnitööga hakkama saama, kuna märkasin, et keegi ei jälgi minu edasiminekut selles valdkonnas. Siis oli kaks suuremat aruannet, mis mõlemad tuli maksta igakuiselt. Bingo! See on see, mida ma otsisin - rutiinne töö. Rutiinne töö on imeline, kui koostada ajakava ümber.

Koostage nimekiri.

Pärast oma tähelepanekute tegemist hakkasin koostama nn juhtpaneeli või põhinimekirja. Selles nimekirjas jagasin kõik oma vastutusalad. Järgisin esitamisel kasutatavat filosoofiat: kasutage esitamisel laia kategooriaid, kuna dokumenti on lihtsam otsida ühest suurest failist, kui sortida läbi 10 väikest faili.

Tööd tulid sisse erinevad inimesed, siis oli mul oma töö ja kaks aruannet. Kuna ülesanded olid nii hajutatud, konsolideerisin ma. Ülemusel oli oma kategooria minu nimekirja tipus. Ma koondasin juhid ühte kategooriasse. Minu isiklikud projektid olid veel üks ja aruanded olid minu nimekirja all ühe kategooria all, kuna need olid aluseks. Need olid minu peamised vastutusalad. Kui mul oli teha 20 silmapaistvat asja ja telefonid helisesid ning mu e-post hüppas, oli hea teada, et lõpuks vastutan ainult nelja suurema valdkonna eest, ehkki alguses tundus see olevat 100!

Koostage ajakava.

Kui olin olnud terve kuu ettevõtte juures, sain oma nelja põhikohustuse põhjal koostada üldise ametijuhendi. Kasutasin seda teavet ajakava koostamiseks. Iga päev minu päevast (kui ma polnud koosolekul) oli määratud minu vastutusalasse. Näiteks oleks mul plaanitud kindel aeg aruannete iga päev tund aega töötamiseks. Aruannete kallal töötades ei tegelenud ma turunduse ega millegi muuga. Ainuke asi, mis mind plaanitust eemale tõmbas, oli ülemuse taotlus või tõsine hädaolukord. Ja kui tekkis mõni katkestus, siis tegeleksin sellega ja asun siis jälle tagasi aruannete kallale.

Sel viisil töötades - määrates konkreetsed ülesanded kindlatele ajaraamidele - sain kogu oma töö tehtud. Samuti tegin tööjuhendi / vastutusala nimekirja staatusearuandeks, mille saadaksin iga päev sidusrühmadele, et nad teaksid, kus ma kõigi oma projektide juures olen.

Püsige selle peal!

Kasutan kodus töötades endiselt seda tööstiili. Ma jagan oma tööpäeva väljaande või veebisaidi järgi. Plaanin tükk aega konkreetsetele projektidele pühendada ja kui tõsine hädaolukord ei tõuse, siis ei kavatse ma plaanist kaugeneda.

Näiteks töötasin teisel päeval kohviblogi artikli kallal (vastavalt oma ajakavale), kui märkasin oma postkastis e-kirja, mida ma juba ootasin. Mul oli kiusatus avada e-kiri, kuid see oli artikli kohta, mille jaoks ma kirjutasin erinevad veebisait, mitte coffebreakblog. Tegin selle veebisaidi plaanitud töö juba varem päeval ära ja plaanisin sellel järgmisel päeval uuesti töötada. Kuigi ma tahtsin e-kirja tõesti avada, hoidusin ma edasi ja jätkasin tehtud tööd.

Ma avasin oodatud e-posti alles 12 tundi hiljem, kui mul oli plaan seda teha.

Võib juhtuda, et teil on plaanitud projekti kallal töötada, kuid see ei saa nii olla, nagu te midagi ootate ega saa edasi liikuda enne, kui olete selle kätte saanud. Sel juhul teen midagi projektiga seotud. Kui ma ei saa projekti liha kallal töötada, saan alati majapidamistöid teha. Ma võin hakata arvet koostama, võin ajurünnakuid anda muudele ideedele, et tulevikus toimetajate poole pöörduda, saan oma arvutifaile sirgendada ja nii edasi.

Paljud spetsialistid, kellel on mitu vastutust, on sageli veendunud selles, mida nad peaksid konkreetsel hetkel tegema.Ajakava omamine aitab teil neid raskeid otsuseid teha. Kui pole hädaolukorda, teete lihtsalt seda, mis on teie ajakavas järgmine.

Video Juhiseid: Dennis McKenna (USA) - speaker at Psycherence 2018 (Aprill 2024).